No.003 文書再設計｜規定が存在しない

条文が曖昧なのではありません。

条文そのものが、存在しませんでした。

Before / 現状の運営

来客・外来者・訪問者に関する条項：なし。

寮則本体（全14条）に、来客規定は存在しない。

出典：ある学生寮の寮則（全14条）

・来客規定：存在しない

・判断者：記載なし

・対応手順：記載なし

・責任者：記載なし

何が問題か

第13条・第14条により、寮監長の裁量に一任されていた。

来客への対応は、寮監長が「その都度判断する」構造になっていた。

手順も、記録も、引き継ぎも、どこにも書かれていなかった。

規定がないということは、何をしても「規則違反ではない」ということでもある。

同時に、何をしても「根拠がない」ということでもある。

担当者は、毎回ゼロから判断していた。

再設計した運営フロー

来客申請（入居者が事前に届け出る）

　↓

受付確認（管理責任者が来客者情報を記録）

　↓

滞在エリアの案内（共用スペースのみ）

　↓

滞在時間の確認（午後9時までを基準とする）

　↓

退出確認・記録保存

・来客規定を寮則本体に明文化しました

・判断者を管理責任者として明記しました

・手順を文書化し、引き継ぎを可能にしました

・記録を組織で保持できるようにしました

何が変わったか

規定がなかったのではありません。

書かれていなかっただけです。

現場では誰かが判断していた。

その判断を、文書に戻す。

それが文書再設計の仕事です。

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来客規定が寮則に存在しない場合、一緒に見ることができます。

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