No.003 文書再設計｜規定が存在しない
- 6月9日
- 読了時間: 2分
条文が曖昧なのではありません。
条文そのものが、存在しませんでした。
来客・外来者・訪問者に関する条項：なし。
寮則本体（全14条）に、来客規定は存在しない。
出典：ある学生寮の寮則（全14条）
・来客規定：存在しない
・判断者：記載なし
・対応手順：記載なし
・責任者：記載なし
第13条・第14条により、寮監長の裁量に一任されていた。
来客への対応は、寮監長が「その都度判断する」構造になっていた。
手順も、記録も、引き継ぎも、どこにも書かれていなかった。
規定がないということは、何をしても「規則違反ではない」ということでもある。
同時に、何をしても「根拠がない」ということでもある。
担当者は、毎回ゼロから判断していた。
来客申請（入居者が事前に届け出る）
↓
受付確認（管理責任者が来客者情報を記録）
↓
滞在エリアの案内（共用スペースのみ）
↓
滞在時間の確認（午後9時までを基準とする）
↓
退出確認・記録保存
・来客規定を寮則本体に明文化しました
・判断者を管理責任者として明記しました
・手順を文書化し、引き継ぎを可能にしました
・記録を組織で保持できるようにしました
規定がなかったのではありません。
書かれていなかっただけです。
現場では誰かが判断していた。
その判断を、文書に戻す。
それが文書再設計の仕事です。
来客規定が寮則に存在しない場合、一緒に見ることができます。
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