No.002 運営構造｜外泊安全の再設計
6月9日
読了時間: 2分
現場の担当者が「なんとなくやっていた確認」が、組織の安全を支えていることがあります。
その確認が文書に存在しないとき、何が起きるか、その事例です。
外泊届を提出する。
担当者が許可する。
以上。
出典：ある学生寮の外泊規定（典型的な日本の大学寮）
・誰が安全確認をするか：不明
・宿泊先確認の手順：なし
・保護者確認の位置付け：なし
・次の担当者への引き継ぎ：不可
ある現場では、担当者が独自に宿泊先をGoogle Mapで確認し、電話番号と施設名を記録していました。
学校からの指示ではありませんでした。
担当者個人の判断でした。
その確認は、どこにも書かれていませんでした。
担当者が替わったとき、確認は消えました。
引き継ぎようがなかったからです。
これは担当者の問題ではありません。
確認の仕組みが、組織ではなく個人に宿っていました。
外泊申請
↓
保護者への確認（連絡記録を残す）
↓
寮スタッフによる宿泊先確認（施設名・電話番号・地図）
↓
記録保存（台帳または共有フォルダ）
↓
承認・通知
再設計のポイント：
・判断者を明確にしました
・確認手順を文書化しました
・記録を組織で保持できるようにしました
・属人化を軽減し、引き継ぎを可能にしました
フローが長くなったわけではありません。
担当者がすでにやっていたことを、文書に戻しただけです。
個人が持っていた安全確認を、組織の設計へ戻す。
これが運営構造整理の仕事です。
運営の中に「書かれていない確認」がある場合、一緒に見ることができます。
コメント