No.002　運営構造｜外泊安全の再設計

現場の担当者が「なんとなくやっていた確認」が、組織の安全を支えていることがあります。

その確認が文書に存在しないとき、何が起きるか、その事例です。

外泊届を提出する。

担当者が許可する。

以上。

出典：ある学生寮の外泊規定（典型的な日本の大学寮）

・誰が安全確認をするか：不明

・宿泊先確認の手順：なし

・保護者確認の位置付け：なし

・次の担当者への引き継ぎ：不可

ある現場では、担当者が独自に宿泊先をGoogle Mapで確認し、電話番号と施設名を記録していました。

学校からの指示ではありませんでした。

担当者個人の判断でした。

その確認は、どこにも書かれていませんでした。

担当者が替わったとき、確認は消えました。

引き継ぎようがなかったからです。

これは担当者の問題ではありません。

確認の仕組みが、組織ではなく個人に宿っていました。

外泊申請

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保護者への確認（連絡記録を残す）

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寮スタッフによる宿泊先確認（施設名・電話番号・地図）

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記録保存（台帳または共有フォルダ）

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承認・通知

再設計のポイント：

・判断者を明確にしました

・確認手順を文書化しました

・記録を組織で保持できるようにしました

・属人化を軽減し、引き継ぎを可能にしました

フローが長くなったわけではありません。

担当者がすでにやっていたことを、文書に戻しただけです。

個人が持っていた安全確認を、組織の設計へ戻す。

これが運営構造整理の仕事です。

運営の中に「書かれていない確認」がある場合、一緒に見ることができます。

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